Managementul documentelor. Tu stii cat trebuie sa pastrezi documentele unei companii?

12-07-16 Ligia Seceleanu 0 comment





Este binecunoscut faptul că anumite documente trebuie încheiate în formă scrisă (condiţia fiind una de validitate și nu doar de simplă formă, în scopurile probării faptelor).

 

Câteva exemple generice de astfel de documente sunt:

  • Un contract de muncă
  • Un acord de neconcurenţă sau referitor la perioada de probă a unui angajat
  • Achiziţiile de proprietate (imobile sau pământ)
  • Dreptul de a face schimbări unilateral la un contract de muncă
  • Notificări sau acte adiţionale care potrivit unui contract trebuie făcute în scris.

 

În general, documentele sunt problematice mai ales în privinţa unei companii, având în vedere că este supusă unor controale fiscale sporite. Tipul de documente pe care aceasta este obligată să le menţină variază, precum și interpretarea însăși noţiunii de – ce este obligatoriu de menţinut.

 

Cu toate acestea, două principii fundamentale pot ghida companiile atunci când încearcă să determine cum trebuie să își gestioneze propriile documente precum și documentele ce reies din obligaţiile fiscale ale acesteia.

 

1.      Documentele referitoare la companie trebuie menţinute minim 10 ani.

Este vorba de Art. 25 din Legea Nr. 82/1991 (Legea Contabilităţii) care prevede că există o obligaţie legală de a le păstra pe o durată de 10 ani, pentru conturile de profit și pierderi, cât și pentru subvenţii, începând cu sfârșitul anului fiscal când au fost emise documente

Pentru documentele unei entităţi dizolvate, durata de conservare a acestora este de 5 ani de la data submiterii acestora (Art. 261 (3), Lege Nr. 31/1990).

2.      Perioadele de retenţie pentru taxe și impozite au un regim dublu: 5 sau 10 ani

În materie fiscală există în mod general o prescriere  a creanţelor fiscale și a dreptului de a cere executarea silită în termen de 5 ani (Art. 110 (1), și Art. 215 (1) din Codul de Procedură Fiscală) începând cu data de 1 ianuarie a anului următor celui în care a luat naștere acest drept.

Decurge în mod natural, că toate documentele, exceptând registrele contabile și toate documentele justificative care trebuie menţinute pentru 10 ani, se pot încadra în acest termen general de 5 ani.

Care sunt însă documentele ce trebuie menţinute pe o durată de 10 ani?

Este vorba despre (Art. 109 (3), Cod de Procedură Fiscală):

  • Obligaţia unei companii de a menţine registre despre livrările de bunuri și servicii, toate achiziţiile intra-UE, import și export, precum și alte informaţii relevante în scopuri de TVA
  • Facturi cu TVA primite și trimise, documente referitoare la achiziţii și livrări în UE și documente referitoare la import și export în afara UE
  • Obligaţia de a menţine date referitoare la proprietăţile deţinute
  • Obligaţia de a avea acte de gesiune care să arate plata de dividende și obligaţia de a emite note de dividende
  • Menţinerea unei gestiuni potrivit Codului de Procedură Fiscală pentru operaţiuni vamale, incluzând registre, evidenţe
  • Taxe locale și regionale prelevate de către administraţia publică locală.

În încheiere menţionăm că este necesară o strictă supraveghere a obligaţiilor de conservare a documentelor și pe partea de recrutare și muncă, care pot depăși termenele generice prevăzute în materia societăţilor și a fiscalităţii.





Lasă un răspuns

%d blogeri ca acesta: